Die Mitarbeiter im Incoming sind „multi-funktionell“ – sie durchlaufen und kennen alle Sparten, vom Einkauf der Leistungen über den Verkauf sowie die Betreuung vor Ort mit oder ohne Notfall! Sie verhandeln konkurrenzfähige Preise im Einkauf, kontrollieren laufend die Qualität der Produkte vom Hotel bis zum Transferbus, sichern Kontingente für den Verkauf und bündeln die Leistungen bei einigen Lieferanten um auch Einkaufsvorteile für die Kunden zu schaffen.
Der Incomer fungiert als Organisator vor Ort und ist somit der „verlängerte Arm“ des Veranstalters. Aufgrund seiner guten Verbindungen zu Leistungsträgern (ein Resultat regelmäßiger Zusammenarbeit) sind auch kurzfristige Änderungen (Verschiebung Transferzeit, „late-check-out“ etc.) rasch erledigt. Das ist logischerweise auch bedingt durch die Auswahl der Lieferanten, nicht nur der Preis – auch Qualität des Produktes und Kooperation sind entscheidend.
Der Incomer vermittelt alle Leistungen aus einer Hand – als sogenannter „One-stop-shop“. Dies erspart Zeit und Personal, alle Bausteine eines Programmes werden mit einer Bestellung abwickelt, das bringt in vielen Fällen Preisvorteile da der Einkauf besser gesteuert ist. Die gesamte Logistik – von der Zeitplanung über die Koordination der verschiedenen Leistungsträger bis hin zu Abstimmung kleinster Details – wird vom Incomer übernommen. Der Administrationsaufwand für den Auftraggeber wird geringer – der „one-stop-shop“ wird zum „one-invoice-partner“.
Im „emergency case“ ist der Incomer ein unverzichtbarer Partner; ein „trouble shooter“ vor dem Gast kann in vielen Fällen über den Erfolg oder Misserfolg einer Reise (oder eines Aufenthalts aber nicht „Urlaubsreise“) entscheiden. Von Verrechnungsmodalitäten über Menüänderungen bis hin zu Flugausfällen, Hoch- oder Niedrigwasser und zu stark rauchenden Vulkanen – ein lokaler Incomer, der für rasche Hilfeleistung sorgt ist in vielen Fällen unverzichtbar. Jeder Reisende der so etwas schon erlebt hat weiß genau, was das bedeutet.
Darüber hinaus kümmert sich der Incomer auch um die entsprechende Produktschulung beim jeweiligen Verkaufs- oder Buchungsteam seiner Partner, Präsentationen, Schulungen sowie Fam-Trips werden organisiert um den Mitarbeitern der Partneragenturen die Destination näher zu bringen. Produktaufbereitung mit perfektem Material für die Katalogproduktion – egal ob analog oder digital - natürlich inbegriffen.
